Bättre beslut i Team
I tidigare inlägg har vi beskrivit felkällor när det kommer till beslutsfattande i team. I det här inlägget tänkte vi ge några konkreta tips om hur ni kan öka sannolikheten för ett gott beslutsfattande i era team.
Sortera
I team finns ofta forum där hela teamets samlas, exempelvis möten. Det kan vara bra tillfällen att fatta gemensamma beslut. Ofta finns en tanke att det på möten ska fattas beslut, men det riskerar att vara otydligt när det ska göras och hur det ska ske. Så ett konkret tips är att börja med att dela upp det som ska göras under möten i underkategorier, där en av underkategorierna är beslut. På så vis kan beslut som ska fattas skiljas åt från exempelvis information som ska delges eller diskussioner som inte behöver leda till beslut. Genom att skilja beslut som ska fattas från annat under mötet blir det enklare att ställa krav på att komma fram till ett konkret beslut.
Tydliggör ansvar och mandat
När det kommer till beslut är det väldigt viktigt att tydliggöra ansvar och mandat. Vad har teamet rätt att besluta om? Vilka beslut måste teamet fatta? Genom att tydliggöra det minskar ni risken för att köra fast i frågor om beslutet verkligen kan och ska fattas av teamet. Det hjälper också till att dra en gräns när teamet inte längre kan besluta i en viss fråga. Mycket frustration i beslutsfattande uppstår när ansvar och mandat är otydligt, så underskatta inte vikten av att göra det tydligt, helst innan beslutet ska fattas!
Tydliggör processen
En hel del felkällor när team ska fatta beslut har att göra med sociala hinder. Ett sätt att minska risken för att de påverkar beslutet negativt är att innan beslut ska fattas tydliggöra hur det ska gå till. Då kan ni exempelvis bestämma att alla teammedlemmar förväntas tycka till om frågan och ta ställning i beslutet. Det ger er också möjlighet att tydliggöra hur ansvaret och mandatet i teamet är fördelat. Det kanske är så att ledaren är den som formellt ska fatta beslutet utifrån det medlemmarna säger. Eller så kanske ni kommer överens om att det ska fattas ett konsensusbeslut, alltså att alla behöver godkänna det som bestäms. Det är också god ide att tydliggöra vad som behöver göras innan ett beslut kan fattas. Det rör ofta vilken information som måste inhämtas och hur frågorna ska diskuteras i teamet. Hur än beslutsprocessen ska se ut, har ni bäst möjlighet att bestämma det innan beslutet ska fattas.Om det finns problem att få alla i teamet delaktiga, kan det vara idé att låta medlemmarna var och en ta ställning i en fråga innan den diskuteras i teamet. Det kan exempelvis göras genom att alla får skriva ner sina tankar och idéer, som sedan redogörs för teamet i sin helhet. Det har visat sig i studier leda till mer information och en större bredd i beslutsfattande. Det verkar inte heller som att det tar längre tid att fatta beslut på det sättet.När processen är framme vid att ett beslut ska fattas, se till att säkerställ att alla är överens om att förarbetet räcker och att processen är framme vid att beslut ska fattas. Ett stort hot mot kvaliteten på beslut är att beslut fattas på otillräcklig grund. Det är därför viktigt att se till att informationsinhämtningen och diskussionerna som leder fram till ett beslut har varit bra nog. Påminn sedan om hur beslutet fattas, redogör för vad teamet ska ta ställning till och fatta ett tydligt beslut där alla är medvetna om vad som bestämts. Därefter brukar det vara nyttigt att be medlemmarna redogöra vad vilket beslut som fattats och vad det innebär konkret för teamet. Om det verkar oklart, backa tillbaka och tydliggör.
Utvärdera!
Det allra viktigaste när det kommer till beslutsfattande i team är att tillsammans utvärdera hur beslut fattas. Det är väldigt vanligt att teamledare och andra framträdande personer i ett team tycker att beslut fattas på ett bra sätt, medan de mer tystlåtna är missnöjda. Oavsett vad medlemmarna tycker om beslutsprocesserna, behöver detta framkomma och leda till anpassningar. Det allra bästa är om teamet vid varje möte ställer kontrollfrågor kring hur beslutsprocessen upplevs. Är alla nöjda med hur vi fattat beslut idag? Kan vara en bra fråga. Det ni behöver vara vaksamma på är att de hinder vi beskrev i förra inlägget även kan påverka hur medlemmarna svarar på en sådan fråga. Om ni misstänker att ni har personer som inte säger vad de tycker, är det bättre att fråga medlemmarna enskilt.Och förresten, våga skjuta på beslut om underlaget för tunt eller processen är undermålig. Och våga tryck på och fatta beslut om det som behövs är på plats.