Rollgivande

Som vi skrivit i tidigare inlägg skapas och formas roller i samspelet mellan rollgivande och rolltagande. Det är lätt att tänka att det sker vid en eller några givna tidpunkter, men faktum är att det är en process som hela tiden pågår och som påverkas av en rad omständigheter. Det här inlägget ska handla om rollgivande. Vi hör ibland synpunkter på det här med roller som handlar om roll- och arbetsbeskrivningar. Det finns i regel två läger som ställer sig kritiska till att tydliggöra roller. Arbetsgivare brukar vara rädda för att tydliga rollbeskrivningar ska leda till stelbenthet och att arbetstagarna vägrar göra uppgifter som inte ingår i deras beskrivning. Arbetstagarna brukar vara rädda för att deras arbete ska bli för styrt och att de ska bli tvingade till sådant de inte vill göra. Men rollgivandet sker vare sig vi vill eller inte. Och de negativa konsekvenserna av otydliga roller är som vi beskrivit tidigare så pass allvarliga att det i Sverige till och med är lag på tydlighet. Det krävs inte att det finns nedskrivet, även fast de i vissa sammanhang är det bästa! Syftet med tydlighet är att varje medarbetare ska veta vad de ska göra och på vilket sätt, och det kan man nå på många sätt.Rollgivandet kan bland annat innehålla ansvar, mandat, resultat och utförande. Utifrån det som behöver göras vill vi att någon gör en viss del, med viss frihet, presterar ett visst resultat och ganska ofta också på ett visst sätt. Om vi återigen återvänder till exemplet vi använt i tidigare inlägg, med entrén som ska målas. Rollen “målare” skulle då kunna innehålla ansvar för allt som har med måleriet att göra. Mandat att själv bestämma hur arbetstiden planeras och att ta hjälp om så behövs. Mandat att inhandla mer verktyg och mer färg. Förväntningar på att resultatet ska bli en entré i faluröd med vita knutar, med minimal röd färg i det vita eller vit färg i det röda. Möjligtvis har rollen också vissa förväntningar riktade mot sig i hur måleriet ska gå till, trots att det i exemplet sannolikt är överflödigt.Beroende på i vilken fas teamet är så har vi olika möjlighet att jobba med rolltydlighet. I övergångsfasen, mellan uppgifterna löses, alltså när vi kan utvärdera det som gjorts och planera det som ska göras, har vi i regel mer tid och möjlighet att göra större förändringar. Det är då vi kan skapa beskrivningar eller diskutera oss fram till en överenskommelse kring rollerna. I aktionsfasen, när uppgifterna löses, så är det i regel svårare att göra stora justeringar. Då handlar det ofta om feedback i olika form och löpande diskussioner.Underlätta rollgivandetDet finns en del saker vi behöver tänka på och kan göra, för att underlätta rollgivandet. De roller som skapas behöver vara kopplade till det som ska göras. Rollerna behöver vara vettiga utifrån de behov som finns. Rollerna måste vara tydliga och begripliga för de som ska ta rollerna och för de runt omkring. Är rollerna inte relevanta och begripliga, så kommer det troligtvis orsaka problem.När det kommer till processen kring roller är det bra att göra skillnad på det som händer bakom kulisserna och det som händer synligt ute på scenen. Vi pratar om implicit (outtalat, okänt) och explicit (uttalat, känt). En tumregel är att det som sker i kulisserna behöver tas ut på scenen. Om ni tänker er att flera medlemmar i ett team har förväntningar på en viss roll, så behöver den som tar rollen veta om det, för att kunna förhålla sig till det. Om de som har förväntningar inte uttalar dem, utan istället pratar med chefen eller varandra om det. Ja då ska de inte förvänta sig att deras förväntningar införlivas!För att rollerna, med krav, förväntningar och så vidare, ska bli relevanta och för att kunna kunna ta fram det som sker bakom kulisserna i ljuset, behöver vi skapa delaktighet och goda förutsättningar för diskussioner kring rollerna. Börja med att fundera kring när det lämpligt att tydliggöra rollerna. Finns det tillfällen under övergångsfaserna där ni redan diskuterar dessa frågor eller liknande? Om inte, skapa tillfällen med goda förutsättningar för dessa diskussioner. Involvera de som på något sätt är kopplade till rollen, de som har förväntningar på och de som ska ta rollen. En del av de tips vi skrivit i inlägget om roll och person är även relevanta här.När ni skapat delaktighet och bra diskussioner om roller, skriv ner det som går att skriva ner och etablera roll- och arbetsbeskrivningar där det är lämpligt. Om det inte så lätt låter sig göras i skriven form, var noga med att säkerställ samsyn runt rollgivandet. Oavsett om det skrivs ner eller inte, kom ihåg att det är en levande process, även det som skrivs ska ändras. Om något är väldigt föränderligt eller svårfångat, lägg extra mycket tid till att göra processerna gemensamma och kända.I nästa inlägg ska vi behandla frågan om rolltagande.