Få ordning på informationsprocesser

När vi pratar om information får vi ofta två ståndpunkter redogjorda för oss. Den första är “vi får inte den information vi behöver”, det är ofta medarbetare som tycker att de inte får nog med information. Den andra är “informationen finns att hitta själv på ...”, det är ofta chefer som tycker att medarbetarna måste ta eget ansvar i att söka information. Ingen av de ståndpunkterna duger! Vi behöver säkerställa att alla “vet det de behöver för att göra det de ska”. Dit når vi inte genom att hänvisa till att någon annan ska göra något. En bra informationsprocess kräver aktivitet från alla inblandade. Vi tänkte redogöra för några saker som är viktiga för att få till en bra informationsprocess.Se till att information inte är knutet till person. Informationsprocesser som är beroende av en viss person i ett team eller i en organisation är sällan hållbara över tid. Tänk bara alla verksamheter som är beroende av sin administratör för att få ihop sin arbetsdag. Det fungerar utmärkt, tills den dag administratören inte är på plats. Då brukar det bli rörigt. Visst kan en viss person vara navet i informationsprocessen, men informationen behöver existera utan dennes närvaro. Om det finns information som är avgörande för teamets arbete, se till att den existerar utan att en viss person är på plats!Hjälp teamet genom att i möjlig mån sortera ut det relevanta redan innan informationen ges och formalisera kanaler för viktig information. Vår upplevelse är att det i dagens arbetsliv oftare är en utmaning med överinformation än underinformation. Många team överöses med icke relevant information vilket stör ut det som faktiskt är viktigt. Ett modernt exempel är alla dessa mail, där kopior skickas till alla möjliga bara för att vara på den säkra sidan. Att tänka till en extra gång innan information sprids kan göra stor skillnad i slutändan. Är informationen viktig? Vilka behöver informationen? Vilken kanal är bäst lämpad för just den här informationen? För viktig information är det extra viktigt att hitta tydliga och formella sätt att sprida den på. Det är viktigt att informationen ges på samma vis varje gång, så att de som är i behov av informationen kan förutse hur den kommer till dem. Är informationen avgörande för teamet kan en bra ide vara att ha flera kanaler för att nå fram.Om ni konstaterar att information inte når de som behöver den, börja med att stanna upp och tänk efter. Hur ser informationsprocessen ut? Hur kan vi förstå att informationen inte nått fram? Vad kan vi göra annorlunda framöver för att öka sannolikheten? Använder vi rätt informationskanal för den typ av information det gäller? Alla dessa frågeställningar är mycket mer hjälpsamma än att skylla på någon annan. Eller för den delen att bara ge den som efterfrågar information det den behöver och sedan fortsätta som innan.När informationsprocessen hackar är skadan redan skedd, därför är det allra bästa att hitta sätt att kontinuerligt jobba med att förfina informationsprocesserna. Det är viktigt att inhämta förståelse för hur informationen flödar. Gör stickprov och följ upp information för att bilda dig en uppfattning hur det verkar fungera. Be de som ska ha viss information att redogöra för den information som nått dem. Lyft frågor om information på era gemensamma möten, hur tycker vi att det fungerar? Vad kan vi göra annorlunda?Ha respekt för att de sätt information redan sprids finns där av en anledning och antagligen redan fyller behoven hyfsat. Fundera på om det går att bygga vidare på eller komplementera de processerna istället för att implementera helt nya. Risken med nya processer är att de bara blir en pappersprodukt och att teamet ändå trillar tillbaka i gamla hjulspår. Men såklart behöver vi ibland hitta helt nya sätt, när försök att förfina och skruva på det gamla inte fungerar.