Kommunikation

Har du någon gång varit i en situation där du är helt säker på att den du pratar med förstår exakt vad du menar, för att sedan inse att ditt budskap inte alls gått fram? Ibland blir det lite som viskleken man fick leka på förskolan. Kommunikation är inte enkelt.Kommunikation är en ömsesidig process. Ordet kommunikation härrör från latinet och betyder bland annat “ömsesidigt utbyte”, “göra gemensamt, få del av, meddela” och “gemensam, allmän”. Kommunikation handlar om överföring av information och i detta fall mer specifikt överföring av information mellan människor.För att titta på grunden i kommunikationsprocesser, kan vi ta ett varv av kommunikation mellan två personer som exempel.Det börjar med att en person vill förmedla något, att det finns ett budskap. Om personen för sig själv kan formulera vad den vill kommunicera, behöver den sedan välja hur den den ska kommunicera det, det kallas kodning. Förutsatt att budskapet är formulerat och kodat, ska det kommuniceras över, det ska väljas en kanal. Med kanal menas hur kommunikationen ska gå till, öga mot öga mellan två personer i talat språk, på ett möte, via telefon, via email, eller kanske på något annat sätt. När informationen nått fram till mottagaren ska denne avkoda det som nått fram och förhoppningsvis förstå. För att ett varv av kommunikation ska vara fulländat behöver mottagaren sedan formulera ett budskap tillbaka, koda det, välja kanal och skicka iväg det. Först när avsändaren avkodar det återvändande budskapet och det stämmer hyfsat överens med det budskap den vill förmedla, kan vi prata om att ett varv av enkel kommunikation är fulländat. Som du förstår, kan det lätt bli fel.StörningarDet finns en mängd med faktorer som kan störa kommunikationen. Sådant som avsändarens och mottagarens förmågor, dagsform, förutfattade meningar, med mera, kommer att påverka. Hur kanalen som används fungerar och möjliggör eller hindrar kommunikationen kommer spela in. Om du tänker dig en situationen där användaren känner sig stressad, har bråttom och inte hinner formulera sig så väl, finns risken att budskapet inte når fram som avsett eller alls. Det samma gäller för mottagaren, om denne exempelvis är fientligt inställd till avsändaren finns risken att denne avkodar det som når fram utifrån sina egna förutfattade meningar och förväntningar. När det gäller valet av kanal, så kan det ibland vara så att du sagt något som borde skrivits, eller för den delen skrivit något som borde sagts. Det där mailet du skickade kanske helt oväntat drog igång ett väldans rabalder. Eller så kanske du kan dra dig till minnes hur du trodde att du och dina kollegor var helt överens på mötet, men det visade sig att nästan alla förstått det som sagts olika.Har du något eget exempel, privat eller på jobbet, där det uppstått problem i kommunikationen?Om du använder den enkla modellen ovan, vad var det som gick fel?Några tipsEtt tips på vägen för att öka sannolikheten för god kommunikation är att i möjlig mån förbereda sig som avsändare. Är det något viktigt som behöver förmedlas, se till att tänk igenom budskapet, hur du vill formulera det och vilken kanal som lämpar sig bäst. Exempelvis kanske det inte är lämpligt att säga något i farten till kollegan i korridoren, om det är något som denne verkligen behöver förstå.Sedan är det viktigt att se till att feedback-loopen fungerar, alltså att mottagaren ges en chans att förmedla hur den förstått det som kommunicerats. På så vis kan avsändaren förtydliga, förklara, eller komplettera det som sagts, för att budskapet ska nå fram. Så be som sammanfattningar eller reflektioner, var tyst en stund och bjud in, mal inte på!Ett annat tips är att som mottagare ta ansvar för att ställa frågor, be om förtydliganden etc. Kommunikation är som skrivet en ömsesidig process, mottagaren behöver säga till om denne inte förstår. Undvik att gissa, eller försöka tankeläsa vad avsändaren menar, fråga!I nästa inlägg kommer vi skriva om kommunikation i team, några intressanta forskningsfynd och modeller, och hur ni kan jobba med att förbättra kommunikationen i era team!