Information och teamarbete

Information kan i många sammanhang vara ett platt begrepp. Du kanske tänker på punkten “information från ledningen” på APT, eller alla informationsmail om systemuppdateringar och annat du får varje vecka. Och visst, det är information. Men information i organisationer och information när det gäller teamarbete är mer komplext om omfattande än så.Enligt svenska akademin är information upplysningar, underrättelser, en mängd fakta av mer eller mindre exakt slag. Information är också inre strukturer som reglerar en viss process, exempelvis cellernas molekyl­struktur som bestämmer arvs­anlagen. Till vardags tänker vi nog mer som i den första delen av definitionen. Inom teamarbete liknar det mer den senare.Information i teamarbeteInformation är det som får ett team att leva. Om du tänker dig att du ingår i en grupp med människor på en arbetsplats, låt säga ett team som ansvarar för inköp. Tänk dig att ni inte får ett enda mail. Inte heller någon muntlig information från någon runtomkring. Varken verkstaden som använder grejerna ni köper, eller leverantörerna som ska skicka dem till er hör av sig. Chefen säger ingenting om någonting. Inte heller någon av teammedlemmarna tillför någon ny information. Ni skulle sitta på er isolerade ö. Antagligen skulle ni jobba på ungefär som innan ett tag, men sedan skulle arbetet ebba ut ju längre tiden gick utan att någon ny information kom i teamet.Nu ser det sällan ut så i ett team på våra arbetsplatser. Där flödar i regel information in från flera håll. För att återvända till exemplet, så kan vi anta att det kommer information från verkstaden, från leverantörerna, från organisationen utanför, från chefen. Enskilda personer i teamet får säkert information genom sina egna personliga kontakter på och utanför arbetsplatsen. All information sätter igång på processer i teamet. En grundregel när det kommer till information är att alla behöver “veta det man behöver för att göra det man ska”. Information behöver vara relevant för teamets uppgift och mål. Det behöver vara relevant för rollerna i teamet. Det kan låta enkelt, men är sällan det.Om vi för enkelhetens skull delar upp problem med information i två delar, underinformation och överinformation. Om vi utgår ifrån teamets uppgift, mål och de roller som finns, så kan information saknas (underinformation) eller så kan mängden information vara för stor (överinformation). I fallet med underinformation finns det relevant information som teamet saknar. Risken är då stor att teamarbetet blir bristfälligt och ineffektivt. I fallet med överinformation blir det för svårt för teamet att plocka ut den information som är relevant. Vi kan då prata om “brus”, ungefär som en radio med dålig mottagning där det är för svårt att höra vad som sägs. Vilken av de två hamnar du oftast i på din arbetsplats?Bägge dessa utmanar ett team , som i huvudsak har tre uppgifter när det kommer till information. Först och främst måste teamet sortera i den information som finns och välja ut vad som är relevant för teamet. Sedan behöver den informationen tydligt kopplas till teamet och dess uppdrag. Alltså, vad innebär den här informationen för oss och vårt arbete? Och till sist behöver teamet agera på den nya informationen. Om vi återvänder till inköps-teamet, så kan vi tänka oss ett läge där en leverantör har gått i konkurs. Först och främst måste den informationen nå till teamet, den behöver sen göras känd för alla i teamet som behöver ha den informationen. Sen behöver teamet titta på vad det innebär för dem. Kanske riskerar det att leda till stopp i produktionen med brister för företagets kunder i slutändan. Teamet kanske slår fast att leverantören snabbt måste ersättas med en ny eller befintlig leverantör. Därefter beslutas vem som ska göra vad utifrån informationen och hur det ska följas upp.Som du förstår, finns all anledning att få ordning på hur information flödar i en organisation och i ett team. I nästa inlägg delar vi med oss av idéer om hur ni kan få ordning på informationsprocesserna!