Förbättra kommunikationen i team

Vad ett team har behov att kommunicera kring skiljer sig åt från team till team, men i regel kan den för uppgiften viktiga kommunikationen kategoriseras in under sak, ram eller process. Sak handlar om sakfrågor som rör uppgiften. Ram handlar om förutsättningar, mål, roller med mera. Process rör hur teamarbetet fortlöper. För dig som läst de tidigare inläggen om kommunikation så har du fått exempel på när det kan bli problem och några förslag på vad som kan underlätta kommunikation. Det här inlägget tänkte vi ägna åt hur ni kan förbättra kommunikationen i era team.Ett beteende är något vi säger eller något vi gör. Det vi säger kan kallas för verbala beteenden. Alltså något vi gör med ord. Precis som för annat vi gör, så är de konsekvenser vi får avgörande för om vi kommer fortsätta göra det eller inte. Om du lägger handen på plattan och bränner dig, kommer du sannolikt inte att göra det igen. Om du stoppar en bit choklad i munnen och det smakar fantastiskt, kommer du sannolikt stoppa in även nästa bit från skålen framför dig i munnen. Detsamma gäller det vi säger. Om du säger något till kollegorna på ett möte och bemöts med negativ kritik, suckar eller tystnad, så kommer du sannolikt dra dig för att säga något liknande igen. Om du å andra sidan möts med nyfikna frågor, reflektioner eller beröm, så kommer du sannolikt vara sugen att berätta vad du tänker igen. Vi hoppas poängen nått fram. Hur vi bemöter varandra är avgörande för om kommunikationen kommer utvecklas till det bättre eller sämre.Lätt att göra rättFör att kunna bygga bra kommunikation i ett team, behövs rätt förutsättningar. Det måste vara lätt att göra rätt! Det börjar med ett tydligt syfte. Varför vi behöver kommunicera och vad vi kan ställa för krav på hur kommunikationen ska se ut hänger ihop med teamets uppdrag. Vi kan exempelvis ta ett produktionsmöte på en industri som exempel. Syftet med mötet kan vara att i början på veckan stämma av hur det ser ut med jobbet som ska göras kommande vecka och vad varje person ska göra. Rätt form och förutsättningar för kommunikationen behöver skapas. Det behöver avsättas mötestid som räcker till. Det behöver bestämmas vilka som ska vara med. Det behöver sättas en agenda. Men det behöver också ställas tydliga krav på vad alla som deltar på mötet ska göra. Önskar man exempelvis att alla ska berätta om hur deras arbetsbelastning ser ut, eller att alla kommer med idéer kring hur arbetet ska planeras, så behöver det göras tydligt. När förutsättningarna är på plats, behöver det tydliggöras hur medlemmarna i teamet förväntas prata med varandra. I det tidigare inlägget om kommunikation i team beskrev vi hur kommunikationen kan skeva. Om det är så att ni förväntar er att alla ska prata ungefär lika mycket, eller att ni ska intressera oss för omvärldsfaktorer, eller att vi ska tänka oss för hur vi svarar upp på det andra säger, så behöver ni vara överens om det!När dessa delar är på plats, är det dags att bemöta det vi vill ha mer av på ett sådant sätt att det sannolikt upprepas. Det vi skrev om i andra stycket. Där behöver varje teammedlem göra sitt och ta ansvar för hur de beter sig mot de andra i teamet. Det är sedan viktigt att varje teammedlems upplevelse av kommunikationen följs upp tillsammans, så att justeringar kan göras och så att det gemensamma lärandet och den gemensamma utvecklingen kan ta fart.Som mycket annat vi skrivit om tidigare, så krävs det träning för att få ordning på kommunikationen. Allra helst i team med många personer. Det är kan även vara så att det här med psykologisk trygghet spelar en avgörande roll. Läs mer om psykologisk trygghet här!